Buchhaltung & Startup - Die Einleitung
Buchhaltung und Startups – auf den ersten Blick klingt das wie Wasser und Feuer.
Das eine streng, ordentlich, voller Regeln und Paragraphen.
Das andere chaotisch, schnell, kreativ, ständig in Bewegung.
Und doch: Beide gehören untrennbar zusammen. Denn so sehr Gründerinnen und Gründer auch in Visionen denken – am Ende des Tages müssen Rechnungen bezahlt, Belege gesammelt und Zahlen sauber verbucht werden.
Um diese manchmal trockene, manchmal dramatische, oft auch unfreiwillig komische Beziehung ein bisschen persönlicher und unterhaltsamer zu erzählen, haben wir in diesem Blog zwei Figuren erschaffen: „Das Startup“ und „Die Buchhaltung“.
Die beiden sind keine echten Personen, sondern sinnbildliche Darstellungen für Situationen, die jeder schon einmal erlebt hat: Buchhalterinnen und Buchhalter, die mit verschwundenen Belegen kämpfen. Gründerinnen und Gründer, die glauben, ein Kontoauszug sei schon die ganze Buchhaltung. Und alle anderen, die irgendwann eine Zahlung tätigen und feststellen: So leicht ist das mit den Zahlen dann doch nicht.
Mit einem Augenzwinkern nehmen wir euch mit in kleine Anekdoten aus dem Alltag – mal übertrieben, mal ganz nah an der Realität, aber immer mit Humor. Denn wenn man ehrlich ist: Zwischen Startup und Buchhaltung herrscht eine echte Lovestory – mit allen Höhen und Tiefen.
Startups & Buchaltung - Die Lovestory
Man sagt ja, Gegensätze ziehen sich an. Und wenn es irgendwo bewiesen wird, dann in einem Startup.
Da sitzt es: das Startup, voller Visionen, voller Ideen, voller Energie. Es hat hundert To-dos im Kopf, jongliert Investoren, Marketing und Produktentwicklung – aber kaum einen Beleg ordentlich abgeheftet.
Und dann kommt sie ins Spiel: die Buchhaltung. Sie liebt Ordnung, Strukturen, klare Zahlenkolonnen und lückenlose Dokumentation.
Für das Startup ist das trocken. Für die Buchhaltung ist es pure Freude.
Die erste Begegnung war noch holprig.
Startup: „Ähm, ich hab hier ein paar Rechnungen … irgendwo.“
Buchhaltung: „Ein paar? Das sind zerknüllte Zettel, keine Rechnungen.“ Und doch – es funkt.
Denn das Startup merkt schnell: Ohne die Buchhaltung läuft alles ins Chaos. Und die Buchhaltung erkennt: Mit dem Startup gibt es endlich eine Geschichte voller Dramatik, Spannung und manchmal auch Kaffeeflecken.
Eine Lovestory, geschrieben in Excel, DATEV und auf Kontoauszügen. Wer hätte gedacht, dass Liebe auch 19% Umsatzsteuer hat?
Tipps für mehr Freude mit der Buchhaltungsabteilung:
1. Belege sofort digitalisieren (Nutze Apps oder Buchhaltungssoftware, die Quittungen automatisch scannen und ablegen)
2. Privat und geschäftliche Ausgaben trennen (Ein separates Geschäftskonto spart Ärger und macht die Steuer einfacher)
3. Excel adé – Software nutzen (Tools wie Lexoffice, sevDesk oder ähnliche sind auf Startups zugeschnitten)
4. Regelmäßig buchen statt aufschieben ( 10 Minuten pro Woche sind besser als 10 Stunden vor der Abgabe)
5. Früh einen Steuerberater einbinden (Expertenwissen lohnt sich)
Startups & Buchaltung - Das Geständnis
Es ist Montagmorgen im Büro. Die Kaffeemaschine röchelt, das Startup kramt nervös in einem Stapel Papier. Plötzlich der Ausruf: „Leute, wo ist die Rechnung für den Drucker?“
Stille. Man hört fast die Büroklammern klirren.
„Die war doch gestern noch da“, sagt jemand.
„Ja, gestern … aber heute … keine Ahnung.“
Und so landet die Wahrheit auf dem Tisch: Die Rechnung ist weg. Verschwunden. Wie in einem schwarzen Loch.
Das Geständnis trifft die Buchhaltung wie ein Donnerschlag. Sie runzelt die Stirn, schaut streng über die Brille und sagt nur:
„Ihr wisst schon, dass ohne Beleg keine Buchung möglich ist, oder?“
Das Startup lächelt gequält und murmelt: „Startup-Magie ? …?“
Am Ende wird die Rechnung natürlich beim Händler neu angefordert. Aber die Lektion bleibt: Buchhaltung vergisst nichts!
Tipps für weniger Rechnungsschwund:
1. Digitale Ablage statt Papierchaos (Belege direkt digital erfassen, statt Rechnungen lose auf dem Tisch zu stapeln)
2. Regelmäßiges Scannen und Hochladen (Rechnungen an Mails ebenfalls zeitnah herunterladen und ins System hochladen)
3. Workflow festlegen (Ein fester Workflow verhindert, dass Rechnungen zwischen Abteilungen „verloren gehen“)
Startups & Buchaltung - Ups, Buchung gelöscht
Startup-Alltag bedeutet: Geschwindigkeit, schnelle Entscheidungen, immer alles in Bewegung. Und manchmal eben auch: ein kleiner Klick zu viel.
So passiert an einem Dienstag: Eine Bankbuchung in DATEV wird versehentlich gelöscht. Einfach weg. Plötzlich stimmt der Kontoauszug nicht mehr. Die Buchhaltung schaut entsetzt auf den Bildschirm, als wäre ein Meteorit eingeschlagen.
„Ähm … ich glaube, ich habe gerade … die Buchung gelöscht.“
Die Stille ist ohrenbetäubend.
Die Buchhaltung atmet tief ein, tief aus, zählt innerlich bis zehn und sagt schließlich: „Okay. Wir kriegen das wieder hin. Aber bitte, bitte – ab jetzt nix mehr Löschen.“
Die Buchhaltung lernt: Während im Business vieles improvisiert werden kann, ist DATEV kein Spielplatz. Jeder Klick hat Konsequenzen.
Aber hey – wer braucht schon Achterbahnfahren, wenn man auch mit Bankbuchungen Adrenalin spüren kann?
Tipps für besser Programm Nutzung:
1. Schulungen & Awareness (Eine kurze Schulung zu DATEV-Grundfunktionen reduziert Risiko und steigert Sicherheit)
2. Fehler akzeptieren (Fehler passieren – auch in DATEV, ruhe bewaren und korrekturen vornehmen, nur keine Hektik)
Startups & Buchaltung - Online Bestelllung ohne Beleg
Alles läuft rund: Das Startup hat bei einem großen Onlinehändler eingekauft – neue Kabel, ein Monitor, vielleicht sogar Snacks fürs Büro. Das Paket wird freudig ausgepackt, die Stimmung ist gut.
Doch dann kommt der Moment der Wahrheit: Die Buchhaltung fragt nach dem Beleg.
„Beleg? Ähm … also … wir haben das Paket … aber … den Beleg … nicht so richtig.“
Die Stimmung kippt. Man hört nur noch einen tiefen Seufzer.
„Ohne Beleg keine Buchung. Ohne Buchung kein Vorsteuerabzug. Und ohne Vorsteuerabzug … zahlt ihr doppelt.“
Das Startup stammelt Ausreden, die Buchhaltung bleibt ungerührt. Sie weiß: Das Startup kann Visionen aufbauen, Apps programmieren und Investoren begeistern – aber manchmal scheitern es an einem simplen PDF-Download.
Am Ende wird der Beleg natürlich nachträglich aus dem Online-Portal gezogen. Aber die Reaktion der Buchhaltung bleibt legendär: ein Blick, der sagt „Das nächste Mal drucke ich euch den Beleg auf die Stirn“.
Tipps Online Bestellung:
1. Alle Belege sofort sichern (Direkt nach dem Kauf den Rechnungs-PDF herunterladen und in einem zentralen Ordner ablegen)
2. Verantwortlichkeiten klar definieren (Wer bestellt, legt auch den Beleg ab)
3. Nachträgliche Belege abrufen ( Online-Händler bieten meist die Möglichkeit, Rechnungen erneut herunterzuladen)